Un caso real que debe tenerse en cuenta y evitar sanciones
En noviembre de 2024, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sancionó al Conjunto Icata Club Residencial PH, ubicado en Bogotá, por incumplir la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, que establecen las obligaciones sobre el tratamiento de datos personales.
La investigación inició tras la queja anónima quien afirmó que en la copropiedad se estaban infringiendo las normas de proteccción de datos personales.
La SIC comprobó que el conjunto:
No contaba con política de tratamiento de datos personales.
Carecía de procedimientos internos para atender derechos de los titulares (acceso, rectificación o supresión).
No disponía de medidas mínimas de seguridad para la información que manejaba.
Y desconocía las obligaciones de información y autorización exigidas por la ley.
El resultado: una multa económica y la orden de ajustar todos los procesos internos de manejo de datos personales, bajo vigilancia de la entidad.
“Mi conjunto es pequeño, eso no aplica para nosotros”
Esa es la frase más repetida entre administradores y consejos.
Pero el caso Icata dejó claro que la ley aplica a toda copropiedad, grande o pequeña, desde el momento en que recolecta o almacena información de sus residentes o proveedores.
Además, toda copropiedad debe llevar un libro de propietarios, lo que implica el manejo de datos personales como nombres, documentos, teléfonos y direcciones.
Por tanto, ese solo hecho activa la obligación de contar con un protocolo de protección de datos personales.
En resumen, si tu conjunto tiene:
Libro de propietarios o arrendatarios.
Listas de asistencia a asambleas.
Registros de visitantes o proveedores.
Cámaras o grupos internos donde circula información de personas.
Entonces, debe implementar y mantener actualizado su protocolo de protección de datos personales.
El rol del revisor fiscal: un punto que no puede faltar en la asamblea
El cumplimiento de la Ley 1581 no es solo responsabilidad del administrador.
El revisor fiscal, como garante de la legalidad, debe verificar la existencia del protocolo de datos y dejar constancia en su informe.
Por eso, este tema debe incluirse como punto fijo en el orden del día de la asamblea General Ordinaria, el informe de como se encuentra la copropiedad respecto a la implementación y protocolo de protección de datos personales.
Así, la copropiedad demuestra cumplimiento preventivo y evita observaciones de la autoridad o de los mismos copropietarios.
El error de Icata y el dolor que nadie quiere repetir
Es importante señalar que la administración del conjunto Icata no actuó con mala intención: simplemente no tenía conocimiento suficiente sobre las exigencias de la ley.
Cuando una persona anónima la SIC activo su función de investigador y encontro que la copropiedad no cumplia con los requerimientos legales para garantizar este derecho fundamental.
Esa falta de estructura fue interpretada por la SIC como incumplimiento de los deberes legales, evidenciando una gestión inadecuada de la información personal.
La sanción no solo implicó un gasto imprevisto, sino también una pérdida de confianza dentro de la comunidad.
La solución: una auditoría interna antes de la próxima asamblea
En Corporación PH entendemos que los administradores no pueden ser abogados, contadores y especialistas en protección de datos al mismo tiempo.
Por eso, creamos un servicio práctico, pensado para prevenir sanciones y fortalecer la confianza de los copropietarios en la administración.
Auditoría Interna y Protocolo de Protección de Datos Personales
Incluye:
- Diagnóstico de cumplimiento actual.
- Elaboración de la política y el manual de tratamiento de datos personales.
- Formatos de autorización y avisos de privacidad listos para uso.
- Capacitación para administradores, revisores y personal operativo.
- Recomendaciones de implementación realizado por un Auditor Interno ISO 27001 2022
Sin registros innecesarios ante la SIC, pero con todo lo que exige la Ley 1581 para copropiedades.
Cumplir no es burocracia: es proteger la confianza
Cumplir con la Ley 1581 de 2012 no es un trámite más, es una muestra de respeto hacia la comunidad.
Cada residente confía su información a la administración. Protegerla es una forma de cuidar el vínculo que hace posible la convivencia.
Además, un administrador que presenta su protocolo en la asamblea demuestra liderazgo y transparencia, dos valores esenciales en la gestión de propiedad horizontal.
Contáctanos
Corporación PH – Expertos en Propiedad Horizontal y Cumplimiento Legal
📧 contacto@corporacionph.com
📱 WhatsApp: +57 3246670894- +57 3247918562
🌐 www.corporacionph.com
