Convocatoria a asamblea general por medios electrónicos

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En Colombia la propiedad horizontal comienza una etapa crucial para 2021, y es la realización de las asambleas de copropietarios, hablemos un poco sobre la Convocatoria a asamblea general por medios electrónicos.

Hoy hablaremos de la convocatoria a través de medios electrónicos, ya que existe un interrogante entre nuestros lectores, sobre la validez de la convocatoria a través de medios electrónicos.

Lo primero que debemos mencionar es que el artículo 39 de la ley 675 de 2001, indica lo siguiente:

Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.

La norma es clara en indicar que la convocatoria deberá comunicarse a cada uno de los propietarios, mas no indica una forma específica de realizar esta comunicación.

Lo que se debe hacer es enviar la convocatoria a la última dirección registrada por los propietarios, dirección que perfectamente puede ser una dirección mail, una dirección de residencia, un número telefónico, fax, entre otros elementos, mediante los cuales sea viable enviar la convocatoria.

Te invitamos a revisar nuestro canal youtube y aprender con nosotros sobre la convocatoria de asamblea general de propietarios.

Fundamento jurídico del uso de medios electrónicos

Es la Ley 527 de 1999 la norma que otorga validez jurídica y probatoria a los documentos y comunicaciones electrónicas en Colombia.

Esta ley pretendió cerrar el problema del uso de medios electrónicos como medio de prueba para cualquier tipo de transacción, contrato, actuación, operación o similar.

Lográndolo a través de un principio que denomino el Principio de equivalencia el cual consiste en equiparar el documento electrónico al documento manuscrito y darle un mismo valor probatorio.

Al respecto la Corte constitucional a través de la Sentencia C-662 De 2000 indicó:

Los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, que debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento.

 Si un mensaje de datos cumple con los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o físico de transmisión de información, dicho mensaje tendrá los mismos efectos jurídicos que dicho medio físico.

Así las cosas, conforme a la ley 675 de 2001 y en consonancia con los preceptos de la ley 527 de 1999, la notificación a través de medios electrónicos de la convocatoria de la asamblea general, es perfectamente legal, si este medio es una de las direcciones que el propietario registro ante la copropiedad.

No olvides seguir nuestro blog y leer la información que hemos preparado para ti.

¿Qué requisitos debe tener el documento electrónico?

Para que el documento electrónico sirva como prueba y cumpla con su fin, este debe cumplir con los siguientes requerimientos:

  1. Debe ser accesible para futuras consultas.
  2. Debe reproducir con exactitud la información generada
  3. Se debe poder determinar el origen del documento, la fecha de envío y de recibo.

Si usted a través de medios electrónicos puede garantizar el lleno de estos 3 requisitos, y, además, cuenta con el registro de un medio electrónico por parte del copropietario, en virtud del principio de equivalencia, podrá convocar por medios electrónicos, sin tener, ningún problema legal posteriormente.

Esto sin duda alguna, facilitará el proceso de convocatoria, así como también un aporte considerable al medio ambiente.

Te dejamos uno de nuestros videos sobre una correcta convocatoria. No olvides dejar tus comentarios

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8 comentarios

    • Gracias a ti por leernos, puedes compartir el artículo a quien consideres que puede servirle la información. No olvides activar las notificaciones push en la campanita roja en la esquina inferior izquierda, así no te pierdes ninguna de nuestras actividades.

    • Diana Si es permitido, se encuentra regulado en la ley 675 de 2001 en el articulo 42 y tambien por el decreto 398 de 2020, el termino correcto es Asamblea No presencial, debes cumplir los preceptos del articulo 39, 42 y 44 de la ley 675 de 2001, y lo indicado por el decreto 398, no olvides revisar el reglamento de la copropiedad.
      UN abrazo

  1. Buena noche, gracias por la información.
    Quisiera por favor me ayuden a resolver las siguientes dudas:
    1. Es necesario que la convocatoria de Asamblea no presencial (virtual) deba citar algún tipo de artículo de la ley 675 (a parte del 39) o de otra que de soporte a dicha citación (virtual)?
    2. Es necesario que la convocatoria especifique o incluya un link de prueba técnica de la metodología que se va a emplear para la votación y control de quórum?
    3. Es necesario que haya una especie de buzón de dudas (puede ser físico o a través de correo electrónico), sugerencias o inquietudes al respecto de cómo se va a llevar a cabo la Asamblea?

    Agradezco su gentil respuesta.

    • Hola Kate
      1. El tipo de reunión que planteas es Reunión No presencial el cual se encuentra consagrado en el articulo 42 de la ley 675 de 2001.
      2. Lo legalmente obligatorio en esta convocatoria es insertar el orden del día (no importa si la reunión es ordinaria o extraordinaria) este es un requisito legal y además no podrán tomarse decisiones que no se encuentren expresamente señaladas en la convocatoria.
      3. lo necesario es que garantices el derecho de inspección previo a la asamblea, el mecanismo que utilices será el que mejor se acomode a las necesidades de la copropiedad.
      Gracias por tu mensaje.
      los mecanismo que uses para que la comunidad pueda realizar su reunión no presencial de la mejor manera son indicados pues todos hacemos esta transición a la virtualidad.

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