Luego de la época de asambleas, muchos se encuentran en el proceso de elaborar el acta de la asamblea general de propietarios, no obstante, en ocasiones no tienen claro cuales son los requisitos que deben cumplir conforme a la legislación vigente.
En el presente artículo te dejamos los elementos que debes considerar al realizar este documento tan importante para la copropiedad.
1. El encabezado del acta de asamblea de propietarios
Conforme a la ley 675 de 2001 y su articulo 47 el acta debe indicar de manera expresa lo siguiente:
- El tipo de reunión de la asamblea ( ordinaria o extraordinaria) la forma de reunión Presencial o no presencial
- Como se realizó la convocatoria (cuando, medio de envió y se anexa dicho documento)
- El orden del día.
- La fecha en la cual se realizó la reunión.
2. Los asistentes
El acta debe incluir un listado de los asistentes indicando:
- El nombre y la calidad en que se asiste (propietario apoderado)
- Cual es la unidad privada que representa
- Cual es el coeficiente de la unidad que representa.
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3. La votación debe reflejarse en el acta de asamblea de propietarios
Se debe indicar de manera clara como se dio la votación, indicar de manera expresa cuantos votaron por el si cuantos por el no, si el voto fue en blanco y si el conteo del voto fue por voto nominal o porcentual (para el caso de las copropiedades residenciales Sentencia C 522 de 2002)
Como puedes ver no es suficiente con indicar aprobado por la mayoría, conforme a la ley debes dejar claro como fue la votación.
4. Las firmas
El acta debe ser firmada por el presidente y secretario de la reunión, sin embargo, recuerda que si la reunión no presencial el acta también debe ser suscrita (firmada) por el representante legal de la copropiedad.
5. Publicación
Recuerda que si la reunión es presencial debe ser publicada dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que se efectuó la reunión.
Si la reunión es No presencial el acta debe ser publicada dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en la que se efectuó la reunión.
Recuerda:
El acta es un documento en el cual se consignan los aspectos más importantes de la reunión así como las decisiones que se tomaron, es un resumen ejecutivo, y no una trascripción de todo lo que se dijo en la reunión, en ocasiones por trascribir todo lo que se dice durante la reunión se descuidan los requisitos legales que son de vital importancia conforme a lo que se indica en el artículo 47 y 44 de la ley 675 de 2001.
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Diana Carolina Ruiz Muñoz
Directora ejecutiva de la Agremiación colombiana de empresarios de la propiedad horizontal.
Líder en procesos de formación en propiedad horizontal de la Gerencia Escuela del IDPAC 2016-2019
Representante legal de la Corporación P.H.
Conferencista a nivel nacional sobre el régimen de propiedad horizontal.
Miembro activo del Instituto Colombiano de Derecho Procesal
Publicaciones
- Guía práctica para administrar propiedad horizontal (2014)
- Hablemos sobre propiedad horizontal en Colombia (2019)
- El Gerente de Comunidades (2020)
